Uitbesteding & Governance

Uitbesteding

Stichting MediMaatjes heeft zelf geen personeel in dienst. Het bestuur heeft ervoor gekozen de uitvoering van de activiteiten uit te besteden. De opdrachtnemer is MediMaatjes BV. MediMaatjes BV is een onderneming met als doelstelling:

Samenwerking op het gebied van gezondheidszorg en overige gezondheidszorg ondersteunende diensten door het bieden van begeleiding en ondersteuning aan patiënten bij hun contacten met zorgaanbieders.

De uitbesteding heeft het voordeel dat de Stichting flexibel is bij de aanname en uitvoering van werkzaamheden. Het bestuur heeft bij deze uitbesteding zorg gedragen voor een goede governance.

MediMaatjes BV is ontstaan voor de oprichting van Stichting MediMaatjes en ambieert in de toekomst meerdere klanten gaan bedienen.

Er is geen automatisme in de samenwerking met MediMaatjes BV. Het bestuur behartigt de belangen van de verschillende stakeholders bij Stichting MediMaatjes op een zodanige wijze dat er effectief en efficiënt aan de doelstellingen van Stichting MediMaatjes wordt gewerkt.

Het bestuur van Stichting MediMaatjes heeft MediMaatjes BV in het kader van de overeenkomst van diensten ook gevraagd de directiefunctie van Stichting MediMaatjes in te vullen. Op basis van de afgesloten overeenkomst met MediMaatjes BV betaalt Stichting MediMaatjes uitsluitend een all-in vergoeding op basis van bestede uren van het voor haar werkzame personeel. Op het moment dat, als gevolg van een afname van het aantal aan Stichting MediMaatjes verstrekte opdrachten, een inkrimping van personeel noodzakelijk is, kan dit zonder financiële gevolgen voor Stichting MediMaatjes op korte termijn gerealiseerd worden. Flexibele uitbreiding wordt eveneens verzorgd door MediMaatjes BV indien de werkzaamheden juist toenemen. Ook de organisatie van specifieke expertise en externe communicatie-kosten zoals websites, ontwerp/design, drukwerk en eventlocaties besteedt Stichting MediMaatjes uit aan MediMaatjes BV conform geldende juridische kaders en procedures.

Subsidies & Giften

Stichting MediMaatjes vraagt subsidies aan voor specifieke activiteiten in projecten die bijdragen aan de beleidsdoelen. De subsidieaanvragen en de uitvoering daarvan worden door de bevoegde controle instanties gecontroleerd. Daarnaast controleert een onafhankelijke accountant in opdracht van het bestuur of Stichting MediMaatjes voldoet aan de gestelde voorwaarden door subsidieverstrekkers en vanuit relevante wetgeving.

Stichting MediMaatjes verwerft daarnaast financiering door het ontvangen van giften.

Governance

Het bestuur van Stichting MediMaatjes is verantwoordelijk voor het toezicht op de bedrijfsvoering van Stichting MediMaatjes waarbij diverse uitgangspunten en procedures worden gehanteerd, te weten:

  1. Het vastleggen van doelen en verantwoordelijkheden van de stichting in actuele statuten.
  2. Het vastleggen van verantwoordelijkheden van de directie in een directiereglement met daarin aandacht voor goedkeuringsprocedures en vertegenwoordiging van de stichting.
  3. Hanteren van een afwegingskader voor het beoordelen van de keuze voor activiteiten van Stichting MediMaatjes vanuit de doelen en onafhankelijke identiteit van de stichting, zoals vastgesteld in de statuten.
  4. Procedures en maatregelen inzake de financiële governance:
  5. Opstellen en goedkeuren van het jaarplan met begroting en de hoogte van de contributie aan deelnemers.
  6. Het jaarlijks vaststellen van de tarieven van stichting Stichting MediMaatjes naar derden.
  7. Jaarlijkse afspraken met MediMaatjes BV over de dienstverlening en de tarieven.
  8. Opstellen van de jaarrekening en jaarverslag over het voorgaande jaar.
  9. In het bestuur is een penningmeester benoemd die onder andere toezicht houdt op het verloop van de begroting, de gemaakte uren vanuit MediMaatjes BV en uitgaande facturen. Penningmeester, voorzitter of bestuur worden door de directie geïnformeerd over of om goedkeuring gevraagd voor de besluitvorming over nieuwe activiteiten.
  10. Een onafhankelijk accountant controleert ieder jaar de jaarrekening en de financiële processen en geeft daar een verklaring bij af. Daarbij worden projecten die door derden (mede) gefinancierd of gesubsidieerd zijn, separaat gecontroleerd en geaccordeerd.
  11. Het bestuur en directie zijn te allen tijde bereid een toelichting te geven op structuur en werkwijze van de activiteiten.